Die Retainer Fee ist eine Vergütungsform, die speziell von kleineren Personalberatungsdienstleistern oftmals genutzt wird. Es handelt sich hierbei um einen Honorarvorschuss.
Die Auszahlung erfolgt im Regelfall in drei Etappen, die gleichmäßig aufgeteilt sind. Die erste Zahlungseinheit ist dabei direkt bei der Auftragserteilung beziehungsweise der Vertragsunterzeichnung zwischen Unternehmen und Personalberatung zu leisten. Das nächste Drittel ist dann zu leisten, wenn der Personalberater dem Unternehmen die ausgearbeitete Shortlist präsentiert. Die Restzahlung des Honorars ist erst dann zu überweisen, wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen ist und es zur Vertragsunterzeichnung kam.
Die Vorteile, die sich aus dieser Bezahlungsform für das Unternehmen ergeben, sind dass sich der Personaldienstleister dazu verpflichtet von Anfang an alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen und Tools zu aktivieren, um geeignete Kandidatenprofile zu identifizieren. Aufgrund der Etappenzahlung bei der Retainer Fee muss das Unternehmen nicht die gesamte Summe auf einmal aufbringen, sondern kann diese auf einen Zeitraum verteilen. Die zu bezahlenden Anteile werden im Voraus vertraglich festgehalten.
Nachteile, die Unternehmen in der Retainer Fee sehen könnten, sind dass es sich nur um eine Mittelpflicht handelt und nicht um eine Ergebnispflicht. Der Personaldienstleister leistet also keine Garantie einer Besetzung. Während die erste Anzahlung nicht erstattungsfähig ist, bietet die zweite Zahlung dann eine Erstattungspflicht. Dazu muss nachgewiesen werden, dass der Personaldienstleister nicht alle im zur Verfügung stehenden Mittel zur Suche eingesetzt hat.
